Sale Admin Là Gì, Công việc của Sale Admin

Sale admin đang được biết đến nhiều trong danh sách việc làm hiện nay. Thế nhưng, Sale Admin là gì, công việc của Sale Admin hay cơ hội thăng tiến của nghề này bạn đã nắm rõ chưa? Cùng Siêu Thị Máy Giặt Công Nghiệp cập nhật cụ thể thông tin ở bài dưới đây!

1. Khái niệm về công việc Sale Admin

Sale Admin là viết tắt của từ Sale Administrator và được hiểu khái quát là trợ lý kinh doanh hay thư ký phòng kinh doanh. Sale Admin có nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện các hoạt động bán hàng hàng ngày của công ty. Nhân viên Sale Admin thường làm việc dưới quyền và báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng hay Giám đốc kinh doanh.

Tìm hiểu thêm về:

Công việc của nhân viên Kinh doanh

Công việc của nhân viên Seo Marketing

Công việc của nhân viên Xuất nhập khẩu

2. Mô tả công việc của Sale Admin

• Điều phối đặt hàng, giao hàng: Tổng hợp đơn hàng; theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa để chủ động cho công việc bán hàng và mua vật tư, sản xuất nguyên liệu khi cần; theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng tiến độ, thiết lập biên bản giao hàng chính xác cho từng đơn hàng.
• Tiếp tục nhận mọi thông tin phản hồi từ khách hàng / đại lý qua điện thoại, thực hiện kiểm tra các thông tin, gửi báo cáo cho Trưởng phòng / Giám đốc kinh doanh.
• Bảo đảm doanh số: Theo dõi doanh số từng nhân viên nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng tiến độ doanh thu; quản lý và thúc khách hàng về công nợ thời hạn.
• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch cho bộ phận kinh doanh, theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch và điều hành các thành viên hoàn thành.
• Thông tin hệ thống quản trị, soạn thảo văn bản, giấy tờ nội dung liên quan đến hoạt động tại Phòng kinh doanh.
• Quản lý danh sách khách hàng, tổ chức thiết kế khách hàng; phối hợp, thực hiện hồ sơ thầu.
• Soạn thảo và quản lý văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh như làm báo giá, thư chào hàng, lên hợp đồng, …
• Cập nhật số liệu bán hàng, kiểm tra tính xác thực của báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh.
• Tổng hợp, tích số và lập báo cáo doanh số bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
• Tính toán cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, dự án và cộng tác viên kinh doanh.
• Tổ chức, sắp xếp hoạt động đào tạo nhân viên kinh doanh của Phòng kinh doanh

3. Sale Admin và những kỹ năng cần thiết

• Cần có kế hoạch thực hiện và kiểm soát công nợ của khách hàng hữu hiệu nhằm đảm bảo công việc luôn được trôi chảy. Nhưng điều này cũng không có nghĩa là bạn cần phải luôn đảm bảo được công nợ sạch hoặc bằng 0. Điều cốt yếu ở đây là bạn cần phải luôn giữ đúng hạn mức công nợ cho phép của khách hàng và cần có báo cáo kịp thời với cấp trên khi có những tình huống ngoài kế hoạch không xử lý được.
• Luôn có thái độ đúng mực, tôn trọng, lắng nghe khách hàng và luôn biết kiềm chế cảm xúc bản thân trước những yêu cầu từ phía khách hàng. Sale Admin cũng có vai trò quan trọng trong việc gây được ấn tượng tốt về công ty và có thể duy trì mối quan hệ làm ăn hiệu quả cùng khách hàng. Vì vậy, hãy luôn tìm hiểu nguyên nhân và làm sáng tỏ những thắc mắc từ phía khách hàng là việc Sale Admin cần làm.
• Xây dựng mối quan hệ tốt trong nội bộ công ty để có thể nhận được sự phối hợp và giúp đỡ thiết thực từ các bộ phận khi thực hiện công việc. Hãy luôn ghi nhớ tất cả mọi việc cần làm đều phải có kết quả tốt đẹp, đóng góp vào sự phát triển và thành công chung của công ty cũng như đem lại lợi ích cho bản thân nên sự hoà đồng và biết phối hợp trong công việc sẽ tốt hơn gây ra những hiềm khích.
• Luôn cẩn thận trong việc kiểm tra và xử lý những giấy tờ cần thiết trong công việc để đảm bảo không có sự sai sót phải làm đi làm lại gây mất thời gian, mất công sức, ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung cũng như luôn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

4. Nhiệm vụ chính của Sale Admin trong doanh nghiệp

Có thể nói Sale Admin có vai trò khá quan trọng trong việc phối hợp thực hiện các hoạt động bán hàng hàng ngày của doanh nghiệp. Những nhiệm vụ chính của nhân viên Sale Admin là

Sale Admin tiếp nhận và xử lý đơn hàng

• Các đơn đặt hàng của khách hàng được gửi đến công ty qua điện thoại, email, thư đặt hàng, trên website của doanh nghiệp, hoặc những đơn đặt hàng được gửi đến từ các đại diện bán hàng hay các telesales của công ty.
• Nhiệm vụ của Sale Admin lúc này chính là kiểm tra lại tình trạng của các đơn đặt hàng, kiểm tra chính xác các thông tin về sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng đặt mua như: giá cả, giảm giá/chiết khấu, số lượng…
• Họ cũng sẽ trực tiếp liên hệ lại với khách hàng để bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc có bất kỳ thắc mắc nào chưa rõ về đơn đặt hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp.

Sale Admin nhập đơn hàng vào hệ thống

• Sau khi đã xác nhận tính chính xác của đơn hàng, nhân viên Sale Admin trực tiếp nhập đơn hàng vào hệ thống máy tính của công ty để chuyển tiếp đến các bộ phận có liên quan như bộ phận kế toán, kỹ thuật, điều phối, giao hàng để xác nhận số lượng hàng trong kho có đủ hay cần phải nhập khẩu thêm, xác nhận thời gian có thể giao hàng.
• Sau đó, nhân viên Sale Admin tiến hành kiểm tra tình trạng thanh toán hoặc hạn mức công nợ, tín dụng của khách hàng với công ty để thực hiện phát hành đơn đặt hàng hoặc phiếu xuất kho. Sale Admin cũng cần kiểm tra thông tin liên hệ để nhận hàng của khách hàng có chính xác hay không và cập nhật những thay đổi thông tin nếu có từ khách hàng. Khi đơn hàng hoàn tất, họ sẽ yêu cầu và nhắc bộ phận kế toán chuẩn bị hoá đơn để gửi cho khách hàng.

Sale Admin quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng

• Tất cả các thông tin khách hàng hiện hữu đang giao dịch với công ty sẽ được các Sale Admin quản lý và cập nhận thông tin khi có thay đổi; đồng thời họ cũng sẽ tạo hồ sơ cho khách hàng mới bao gồm chi tiết liên lạc, tên của người đại diện quản lý và thông tin chi tiết của đơn đặt hàng, hoá đơn.
• Việc quản lý các hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp Sale Admin cung cấp được những dữ liệu hữu ích cho các báo cáo bán hàng. Đây là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng hữu hiệu và phối hợp với bộ phận marketing thực hiện các chiến dịch marketing hiệu quả.

Sale Admin hỗ trợ bán hàng

• Sale Admin cũng có nhiệm vụ thực hiện những yêu cầu thông thường từ khách hàng như yêu cầu báo giá hoặc cung cấp thông tin ngày giao hàng cho khách hàng… Sự hỗ trợ này giúp các nhân viên kinh doanh không bị chi phối công việc để có thể tập trung vào các mục tiêu giao dịch với khách hàng và thực hiện công việc bán hàng hiệu quả hơn.

5. Cơ hội phát triển của Sale Admin

Nếu biết cố gắng, nỗ lực trong công việc cộng với sự trau dồi kiến thức chuyên môn, sau một thời gian đảm nhiệm vị trí Sale Admin, bạn có thể thăng tiến lên các cấp bậc cao hơn. Nếu bạn đã nắm vững tình hình hoạt động kinh doanh cũng như có khả năng phân tích, đánh giá tiềm lực phát triển kinh doanh của công ty, bạn hoàn toàn có thể đảm nhận các vị trí như:

• Điều hành kinh doanh.
• Giám sát kinh doanh.
• Trưởng phòng kinh doanh.
• Giám đốc kinh doanh của công ty.